EDMS หมายถึง "Electronic Document Management System" ซึ่งเป็นระบบที่ใช้ในการจัดการเอกสารและข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยการใช้คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์เพื่อจัดเก็บ, ค้นหา, แชร์, และจัดการเอกสารต่าง ๆ ในรูปแบบออนไลน์หรือดิจิทัล ซึ่งทำให้งานที่เกี่ยวกับเอกสารและข้อมูลสามารถดำเนินได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบมากขึ้น

คุณสมบัติและประโยชน์หลักของ EDMS

1.เก็บเอกสารออนไลน์ EDMS ช่วยในการจัดเก็บเอกสารและข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลที่สามารถเข้าถึงผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ทำให้สามารถเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัยและให้การเข้าถึงอย่างง่าย

2.การค้นหาและคัดกรอง EDMS มีระบบค้นหาที่สามารถช่วยในการค้นหาเอกสารและข้อมูลอย่างรวดเร็ว โดยใช้คีย์เวิร์ดหรือเงื่อนไขการค้นหาต่าง ๆ นอกจากนี้ยังมีความสามารถในการคัดกรองข้อมูลเพื่อหาข้อมูลที่ตรงตามความต้องการ

3.การแชร์และทำงานร่วมกัน EDMS ช่วยในการแชร์เอกสารและข้อมูลให้กับผู้ใช้อื่น ๆ ในองค์กรอย่างรวดเร็ว และทำให้การทำงานร่วมกันสะดวกขึ้น โดยมีความสามารถในการกำหนดสิทธิ์และการเข้าถึงข้อมูล

4.การจัดการเวอร์ชัน EDMS ช่วยในการจัดการเวอร์ชันของเอกสารเพื่อให้สามารถติดตามการแก้ไขและปรับปรุงข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5.ความปลอดภัย EDMS มีระบบความปลอดภัยที่ช่วยในการปกป้องข้อมูลที่สำคัญและความลับขององค์กร ด้วยการให้สิทธิ์เฉพาะบุคคลและการเข้าถึงข้อมูลให้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์

6.การทำงานอัตโนมัติ EDMS ช่วยในการทำงานอัตโนมัติเช่นการสร้างรายงาน, การอนุมัติเอกสาร, และการจัดส่งเอกสารอัตโนมัติ

      EDMS เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการจัดการเอกสารและข้อมูลในองค์กรใหญ่หรือเล็ก ๆ และช่วยในการลดความซับซ้อนในการจัดการเอกสารและเพิ่มความสามารถในการค้นหาและใช้ข้อมูลในการตัดสินใจและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) เป็นสิ่งสำคัญอย่างมากในปัจจุบันด้วยหลายเหตุผล ดังนี้

1.การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน EDMS ช่วยในการลดเวลาในการค้นหาข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานหรือโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ ทำให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2.การลดค่าใช้จ่าย การใช้ระบบ EDMS ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสารทางกระดาน, การจัดเก็บเอกสารฟิสิกัล, และค่าใช้จ่ายในการส่งและจัดส่งเอกสาร

3.การทำงานระยะไกล EDMS ช่วยให้ทีมงานสามารถทำงานระยะไกลและเข้าถึงเอกสารจากที่ที่อยู่ห่างไกล ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการสนับสนุนรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น

4.ความปลอดภัยของข้อมูล ระบบ EDMS มักมีระบบความปลอดภัยที่ดีที่สามารถปกป้องข้อมูลสำคัญและความลับขององค์กร ด้วยการให้สิทธิ์เฉพาะบุคคลและการติดตามการเข้าถึงข้อมูล

5.การสนับสนุนการตัดสินใจ EDMS ช่วยในการเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญและทำให้มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการตัดสินใจทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม, ข้อมูลที่ถูกจัดเก็บและค้นหาได้อย่างมีประสิทธิภาพสามารถช่วยในการวางแผนและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

6.การปฏิบัติตามกฎระเบียบ สำหรับหลายธุรกิจและองค์กรที่มีข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บเพื่อปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อกำหนดของรัฐบาลหรือองค์กรระดับสากล เช่น GDPR (General Data Protection Regulation) ของยุโรป ระบบ EDMS ช่วยในการจัดเก็บและบริหารจัดการข้อมูลให้ควรมีระบบความปลอดภัยและการติดตามที่เป็นไปตามกฎระเบียบ

      ระบบ EDMS มีบทบาทสำคัญในการให้การทำงานให้กับองค์กรที่ต้องการจัดการเอกสารและข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัดทรัพยากร ทำให้ระบบนี้มีความสำคัญมากในปัจจุบันและอนาคต