ระบบบริหารจัดการทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning - ERP) คือแพลตฟอร์มหรือระบบซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการรวมและจัดการกิจกรรมและข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กรใหญ่หรือธุรกิจใหญ่ ๆ โดยมุ่งหวังให้เกิดความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพในกระบวนการธุรกิจต่าง ๆ

      ระบบ ERP ช่วยในการรวบรวมข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจต่าง ๆ อย่างเช่นการบัญชีและการเงิน การจัดการคลังสินค้า การจัดการซื้อ-ขาย การผลิต การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ และกระบวนการธุรกิจอื่น ๆ ในรูปแบบที่เป็นระบบเชื่อมต่อกัน ซึ่งทำให้มีการแบ่งปันข้อมูลระหว่างแผนกต่าง ๆ ในองค์กรได้ง่ายขึ้น และช่วยให้ผู้บริหารมีภาพรวมของธุรกิจที่มีความสมบูรณ์มากขึ้น

      ระบบ ERP มักจะประกอบด้วยโมดูลหลายๆ โมดูลที่ออกแบบมาเพื่อรองรับความต้องการของธุรกิจต่าง ๆ อาทิเช่น การเงินและบัญชี การจัดการโครงการ การจัดการซื้อ-ขาย การบริหารคลังสินค้า การผลิต และอื่น ๆ ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจสามารถเชื่อมต่อกระบวนการต่าง ๆ ได้อย่างราบรื่นและมีความยืดหยุ่นในการปรับแต่งเพื่อตอบสนองความต้องการของธุรกิจเฉพาะของตนเองได้ด้วย

แนวคิดการใช้ระบบบริหารจัดการ (Enterprise Resource Planning - ERP) มีที่มาอย่างไร

     แนวคิดของระบบบริหารจัดการ (Enterprise Resource Planning - ERP) เกิดขึ้นจากความต้องการในการบริหารจัดการทรัพยากรต่างๆ ในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบเชิงรวมที่สามารถรวบรวมและประมวลผลข้อมูลต่างๆ ในหลายๆ ส่วนขององค์กรได้ทั้งหมดในเวลาเดียวกัน แนวคิดนี้ได้รับการพัฒนาและเจริญรุ่งเรืองตามความเจริญรุ่งเรืองของเทคโนโลยีสารสนเทศและความเข้าใจที่ยิ่งใหญ่ในเรื่องของการบริหารจัดการธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

              หลักการและที่มาของแนวคิด ERP

1.การรวมทรัพยากร ก่อนหน้านี้ฟังก์ชันต่างๆ ในองค์กรมักจะมีระบบที่แยกกันอยู่ ทำให้เกิดการไม่เป็นไปตามหลักการที่มีประสิทธิภาพ เช่น ฝ่ายการเงินมีระบบบัญชีของตนเอง ฝ่ายการผลิตมีระบบการผลิตของตนเอง นี่ทำให้ข้อมูลและกระบวนการต่างๆ ในองค์กรไม่สามารถปฏิบัติงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2.ความสามารถในการประมวลผลข้อมูล ERP ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผลข้อมูล ทำให้ข้อมูลสามารถเข้าถึงและใช้งานได้ง่าย และมีความถูกต้องมากขึ้น เพื่อช่วยในการตัดสินใจและวางแผนธุรกิจในระดับที่ดีกว่า

3.การปรับปรุงกระบวนการธุรกิจ การใช้ ERP ส่งผลให้องค์กรต้องพิจารณาการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจเพื่อให้สอดคล้องกับระบบที่ใช้งานอยู่ นั่นทำให้เกิดการเรียนรู้และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

4.การลดค่าใช้จ่าย ERP ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้ทรัพยากรต่างๆ และลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน

5.การปฏิบัติตามข้อกำหนดและข้อบังคับ ในบางอุตสาหกรรมและธุรกิจ มีความจำเป็นต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดและข้อบังคับที่เข้มงวด เช่น การปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO หรือกฎหมายท้องถิ่น การใช้ ERP ช่วยในการควบคุมและตรวจสอบการปฏิบัติตามเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

6.การทำงานร่วมกันและความรวดเร็ว การใช้ระบบ ERP ช่วยให้องค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้มากขึ้น ทำให้ข้อมูลและกระบวนการทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้ในเวลาเร็ว นี้เป็นสิ่งที่สำคัญในการตอบสนองความต้องการของลูกค้าและตลาดอย่างมีประสิทธิภาพ

      การพัฒนาแนวคิด ERP มาจนถึงระดับที่เราเห็นในปัจจุบันเกิดจากความเร่งรีบของการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศ และความเจริญรุ่งเรืองของธุรกิจที่ต้องการระบบที่สามารถบริหารจัดการทรัพยากรทั้งหมดขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับกระบวนการทางธุรกิจที่รวดเร็วและซับซ้อนมากขึ้น แนวคิดนี้ได้รับความนิยมและใช้งานอย่างกว้างขวางในอุตสาหกรรมหลายๆ ประเภท ตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กจนถึงองค์กรใหญ่และหน่วยงานรัฐบาลด้วย

ผลกระทบของการใช้ระบบบริหารจัดการ (Enterprise Resource Planning - ERP)

              ผลกระทบเชิงบวก

1.การประสานงานและความเป็นไปได้ในการตัดสินใจ ERP ช่วยให้องค์กรสามารถรวมข้อมูลทางธุรกิจจากหลายแผนกเข้าด้วยกัน เช่น การผลิต การขาย การจัดซื้อ การเงิน และการบัญชี เมื่อมีข้อมูลที่เป็นรายละเอียดและแม่นยำ ผู้บริหารสามารถตัดสินใจที่มีความมั่นใจมากขึ้นเนื่องจากมีข้อมูลที่ครอบคลุมและครบถ้วนในการประเมินแนวโน้มและสถานการณ์ธุรกิจ

2.เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน การทำงานแบบอัตโนมัติและปรับปรุงกระบวนการธุรกิจจะช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนและกระบวนการที่ไม่จำเป็น ทำให้การดำเนินงานเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยลดความผิดพลาดในการปฏิบัติงานเนื่องจากมีการควบคุมและติดตามกระบวนการอย่างเข้มงวด

3.ความโปร่งใสและการตรวจสอบ การใช้ ERP ช่วยเพิ่มความโปร่งใสในการดำเนินงานขององค์กร ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้การมีระบบที่รวมข้อมูลและกระบวนการในที่เดียวกันยังช่วยให้งานตรวจสอบและการตรวจสอบการเงินและบัญชีเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น

4.การลดต้นทุน โดยการรวมกระบวนการและลดการใช้กระดาษและทรัพยากรทางธุรกิจอื่น ๆ ERP ช่วยลดต้นทุนในการดำเนินงานขององค์กร รวมถึงการจัดการสต็อกและการควบคุมค่าใช้จ่าย

5.การเสริมสร้างความพร้อมในการเติบโต ERP ช่วยให้องค์กรพร้อมรับมือกับการขยายตัว ด้วยกระบวนการที่มีประสิทธิภาพและทันสมัย องค์กรสามารถเติบโตได้อย่างเรียบSmoothly และไม่ต้องพึ่งพากระบวนการที่เก่าและไม่เหมาะสม

6.ความสามารถในการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง ERP ช่วยสร้างพื้นฐานที่เหมาะสมสำหรับการปรับปรุงและการเปลี่ยนแปลงในอนาคต เมื่อต้องการปรับปรุงกระบวนการหรือเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ ERP สามารถปรับใช้ได้ง่าย

การใช้ระบบ ERP ส่งผลกระทบเชิงบวกอย่างมากต่อการดำเนินงานขององค์กร แต่ควรมีการวางแผนในการนำเสนอระบบและการปรับปรุงเป็นอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ผลการใช้งานเป็นไปอย่างเต็มประสิทธิภาพ

              ผลกระทบเชิงลบ

1.ความซับซ้อนและค่าใช้จ่ายสูง การนำเอาระบบ ERP เข้าสู่องค์กรอาจต้องการการปรับแต่งที่ซับซ้อนเพื่อให้เข้ากับกระบวนการธุรกิจและความต้องการขององค์กร นอกจากนี้ ค่าใช้จ่ายในการพัฒนา การซื้อฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ การฝึกอบรมพนักงาน และค่าดูแลรักษาระบบก็สามารถสูงขึ้นได้ ซึ่งอาจส่งผลให้งบประมาณขององค์กรเสียได้มากกว่าที่คาดคิด

2.การปรับตัวและข้อจำกัดในกระบวนการธุรกิจ ระบบ ERP บางครั้งอาจต้องการให้องค์กรปรับตัวเพื่อใช้งานตามกระบวนการที่ได้รับการกำหนดไว้ในระบบ นั่นอาจทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการธุรกิจซึ่งอาจเป็นที่ยากลำบากหรือไม่พึงพอใจกับบางส่วนของพนักงาน

3.เสี่ยงความสำเร็จในการดำเนินโครงการ การนำเอาระบบ ERP เข้าสู่องค์กรมักเป็นโครงการที่มีความซับซ้อนและเสี่ยงต่อความสำเร็จ การสูญเสียเวลา งบประมาณ และการบริหารจัดการโครงการที่ไม่เหมาะสมอาจทำให้โครงการไม่สำเร็จหรือส่งผลกระทบต่อการทำงานขององค์กร

4.ปัญหาความขัดแย้งระหว่างแผนกระบวนการและระบบ การรวมกระบวนการธุรกิจแต่ละส่วนเข้ากับระบบ ERP อาจเป็นที่ซับซ้อนและท้าทาย การปรับแต่งแผนกระบวนการเพื่อให้สอดคล้องกับระบบอาจส่งผลให้เกิดความขัดแย้งระหว่างความต้องการของผู้ใช้งานและระบบที่มีอยู่

5.เสี่ยงด้านความปลอดภัยข้อมูล การนำระบบ ERP เข้าสู่องค์กรอาจเปิดโอกาสให้มีความเสี่ยงต่อความปลอดภัยข้อมูล เนื่องจากข้อมูลธุรกิจที่สำคัญอาจถูกเก็บไว้ในระบบเดียว ดังนั้นการให้ความสำคัญในด้านความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญ

6.เสี่ยงการพัฒนาและการอัพเกรด การพัฒนาและการอัพเกรดระบบ ERP อาจมีความซับซ้อนและต้องการเวลาและความพยายามมาก เช่นการเปลี่ยนแปลงรุ่นของซอฟต์แวร์ การปรับปรุงการทำงาน เป็นต้น ซึ่งอาจส่งผลให้งานด้าน IT ต้องทำงานเสร็จสมบูรณ์เพื่อให้รองรับการพัฒนาและการอัพเกรดเหล่านี้

      สรุปได้ว่า การใช้ระบบ ERP มีประโยชน์มาก แต่ก็มีผลกระทบเชิงลบบางด้านที่องค์กรควรพิจารณาและจัดการอย่างรอบคอบเพื่อให้โครงการเป็นไปด้วยความสำเร็จและมีผลกระทบน้อยที่สุดต่อการดำเนินงานขององค์กร

มีความสำคัญอย่างไรในปัจจุบัน

      ระบบบริหารจัดการ (Enterprise Resource Planning - ERP) เป็นเครื่องมือที่มีความสำคัญอย่างมากในปัจจุบันเพราะมีผลกระทบต่อการดำเนินงานและการบริหารธุรกิจขององค์กรหลายประเภท ดังนี้

1.การบริหารทรัพยากรองค์กร ERP ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการทรัพยากรต่างๆ ได้โดยมีฐานข้อมูลเดียวกัน เช่น การบริหารจัดการด้านการผลิต การจัดซื้อ การจัดส่งสินค้า การบัญชี และการจัดการทรัพย์สิน เพื่อเพิ่มความเป็นอยู่และประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร

2.ความสอดคล้องในกระบวนการ ERP ช่วยให้องค์กรมีกระบวนการทำงานที่สอดคล้องและเชื่อมโยงกัน ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการทางธุรกิจหรือกระบวนการภายในองค์กร นั่นช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

3.การตัดสินใจที่มีข้อมูลเป็นพื้นฐาน ด้วยการรวบรวมข้อมูลทรัพยากรต่างๆ ไว้ในระบบเดียวกัน ERP ช่วยให้ผู้บริหารและผู้ตัดสินใจสามารถตัดสินใจได้อย่างมีเสถียรภาพ เนื่องจากมีข้อมูลที่สมบูรณ์และแม่นยำในการวิเคราะห์

4.การทำงานร่วมกัน ERP ช่วยให้องค์กรมีการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ละแผนกและฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เหมือนกันและทำงานร่วมกันได้ นั่นช่วยลดข้อขัดแย้งและสร้างความร่วมมือในองค์กร

5.การติดตามและวิเคราะห์ผล ERP ช่วยให้องค์กรสามารถติดตามและวิเคราะห์ผลการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น รายงานการขาย รายงานการเงิน รายงานการผลิต เพื่อช่วยในการตัดสินใจและการวางแผนอนาคต

6.ประหยัดเวลาและทรัพยากร การมีระบบ ERP ช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติมากขึ้น ลดการทำงานด้วยวิธีแบบด้วยมือ ทำให้ประหยัดเวลาและทรัพยากร

7.การปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลง ERP ช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวและรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในสภาวะที่ตลอดเวลา เช่น การเพิ่มขยายธุรกิจ การปรับปรุงกระบวนการ หรือการปรับตัวกับเทคโนโลยีใหม่

      การใช้ระบบ ERP มีประโยชน์มากมายและสามารถช่วยให้องค์กรเติบโตและประสบความสำเร็จในธุรกิจได้มากขึ้น อย่างไรก็ตาม การนำระบบ ERP เข้าสู่องค์กรย่อมต้องการการวางแผนและการดำเนินการอย่างรอบคอบเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด และการปรับเปลี่ยนกระบวนการให้เหมาะสมกับองค์กรเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน